Hjem   →   Hjelp og ressurser   →   Hjelpefond   →   Retningslinjer for behandling av søknader til hjelpefondet

Retningslinjer for behandling av søknader til hjelpefondet

Forvaltning

Styret i hjelpefondet består av styreleder, likepersonleder og et uavhengig medlem utpekt av Marfanforeningens styre.

De forvalter hjelpefondet på en forsiktig og langsiktig måte, og ber årsmøtet om å tildele nye midler ved behov.

Styret i hjelpefondet skal behandle søknader og tildele midler slik at søkere så langt det er mulig sikres anonymitet. Styret i hjelpefondet har taushetsplikt. Det samme gjelder daglig leder og økonomiansvarlig som kjenner identiteten til søker.

Saksbehandling

  1. Når daglig leder mottar en søknad til hjelpefondet skal:
    1. Innholdet i søknaden sjekkes. Dersom søknaden er mangelfull, skal søker informeres om at søknaden ikke blir vurdert før dette legges til.
    2. Overflødige personopplysninger sladdes/fjernes før søknaden med eventuelle vedlegg lagres på dedikert disk til søknader.
    3. Hjelpefondets styre varsles om at det er kommet inn en søknad.
  2. Når styret i hjelpefondet mottar en søknad, skal de:
    1. Vurdere om søknaden inneholder den nødvendige informasjonen til å behandle denne, og ved behov be daglig leder etterlyse utfyllende informasjon
    2. Ta stilling til om søknaden er innenfor intensjonen til fondet.
    3. Vurdere søknadssum i forhold til effekten av tiltaket og den etablerte praksisen i hjelpefondet som beskrevet under.
    4. Innen 3 uker gjennomføre et digitalt møte der søknaden behandles og vedtak fattes
    5. Fylle ut skjema for vedtak og varsle daglig leder om vedtaket.
    6. Oppdatere intern oversikt over alle vedtak (anonymisert).
  3. Når vedtak er fattet, sørger daglig leder for at:
    1. Søker får svar på søknaden med vilkår for utbetaling, eller begrunnelse for avslag.  
    2. Kasserer får nødvendig informasjon om vedtak og ev utbetaling.
    3. Søknadspapir på disk anonymiseres

Gjeldende praksis ved vurdering av søknader:

  • Søker må begrunne søknaden innenfor fondets mål.
  • Søknad må beskrive hensikt for støtten, anvendelse og et beløp.
  • Som hovedregel dekkes utgifter mot kvitteringer. I enkelte tilfeller kan man få tildelt en «generell» støtte på et gitt beløp.
  • Det er ønskelig at søker dekker en del av kostnadene ved egeninnsats eller egenandel.